Om sertifisering

Nyttig informasjon om sertifiseringsprosessen for virksomheter som skal sertifiseres.

Oppstart hos Miljøfyrtårn

Nye virksomheter henvises til Miljøfyrtårn.
Hos Miljøfyrtårn må du:
1. registrere virksomheten
2. kjøpe tilgang til bærekraftsverktøyet LUMA
Inngå avtale med en godkjent miljøfyrtårnkonsulent.
I LUMA får du tilgang til kriterier din virksomhet skal oppfylle for å kunne bli sertifisert, og prosessen mot en sertifisering starter ved å opprette en miljøkartlegging og svare ut kriteriene.
Hvis virksomheten har flere lokasjoner med samme styringssystem, kan det være rom for en effektivisert sertifisering. Ta kontakt med Miljøfyrtårn for informasjon om sertifiseringsmodeller.

Sertifiseringsprosessen hos Certnor

1. Virksomhet leverer miljøkartlegging og samtykker til vilkår

2. Certnor tildeler sertifisør

3. Sertifisør gjennomfører revisjon

4. Certnor utsteder sertifikat

5. Årlig oppfølgingsrevisjon 1 innen 12 måneder etter sertifisering

6. Årlig oppfølgingsrevisjon 2 før oppstart av resertifisering

7. Resertifisering

Tildeling av sertifisør

Tildelingsprosessen starter når virksomheten leverer sin miljøkartlegging.
Virksomheten mottar en epost fra Certnor som må besvares før det kan tildeles sertifisør.
Eposten inneholder en lenke til et skjema, der virksomheten må akseptere «Vilkår for å være sertifisert» og priser, og velger ønsket tidspunkt for sertifiseringsmøte. Tidligste realistiske tidspunkt for gjennomføring av sertifiseringsmøtet er minimum 10 dager fra miljøkartleggingen leveres.
Lenken er gyldig i 72 timer og det er viktig at det benyttes juridisk korrekt organisasjonsnummer ved innsending av skjemaet.
Når skjemaet er sendt tilbake, kan Certnor tildele oppdraget til aktuell sertifisør basert på lokalisering, kvalifikasjoner og bransje/type oppdrag.
Virksomheten mottar en bekreftelse (eller forslag om nytt) tidspunkt for sertifiseringsmøtet fra sertifisør.
Virksomheten mottar en automatisk epost når sertifisør har fått tilgang og vil nå finne kontaktinformasjon til sertifisør på virksomhetens side.

Sertifiseringsmøtet

Sertifisør tar direkte kontakt med virksomheten for å avtale tidspunkt for sertifiseringsmøte. (Alternativt kan virksomheten ta kontakt med sertifisør. Kontaktinformasjon finnes på virksomhetens side i Miljøfyrtårnportalen/LUMA.)
I sertifiseringsmøtet skal det avtales tidspunkt for første årlig oppfølgingsrevisjon.
Når sertifiseringsmøtet er avholdt og eventuelle avvik er lukket innen tre måneder, vil sertifisør skrive en rapport og sende en anbefaling om sertifisering av virksomheten til Certnor.

Forberedelser til sertifiseringsmøtet

Alle kriterier skal være besvart, og all relevant dokumentasjon samt tilrettelagt utstyr for presentasjon klargjøres.
Sertifisør vil sende en agenda i forkant av sertifiseringsmøtet, slik at virksomheten kan gjøre nødvendige forberedelser og orientere aktuelle deltakere.
Forventet varighet av møtet er normalt 2-4 timer, men kan forlenges dersom flere avdelinger skal involveres. Dette avklares med sertifisør i forkant av møtet.
Virksomhetens Miljøfyrtårnansvarlig skal være til stede gjennom hele møtet.
En representant fra ledelsen skal minimum delta under innledende og avsluttende del av møtet.
Det skal tilrettelegges for omvisning av lokasjonen. Er det avtalt digital gjennomføring, benyttes et kamera på pc eller telefon.
Virksomheten skal stille med en ansatt som kan vise rundt og som kan håndtere digitale verktøy. Dette avklares gjerne i forkant, men det kan oppstå behov under selve sertifiseringsmøtet.
Ved digitale sertifiseringsmøter er det viktig å teste utstyret i forkant av møtetidspunktet, samt å sikre at en kyndig person kan hjelpe til ved omvisning.

Utstedelse av sertifikat

Certnor er sertifiseringsmyndigheten som kontrollerer og utsteder sertifikatet.
Virksomheten mottar en epost når sertifikatet er utstedt.
Certnor fakturer virksomheten etter gjeldende priser ved leveringstidspunkt for sertifiseringstjenestene (dvs. dato for gjennomført sertifiseringsmøte).

Årlig oppfølgingsrevisjoner

Årlige oppfølgingsrevisjoner med sertifisør er obligatorisk del av sertifiseringen for enkeltstående virksomheter, samt hovedkontor, og skal gjennomføres de årene det ikke er ordinær sertifisering/resertifisering.
Ledelse og miljøgruppe/miljøfyrtårnansvarlig i virksomheten må delta.
I sertifiseringsmøtet skal det avtales tidspunkt for første årlig oppfølgingsrevisjon, som skal gjennomføres innen 12 måneder etter utstedt sertifikat.
Sertifisør sender agenda til første årlig oppfølgingsrevisjon noen dager i forkant av avtalt tidspunkt.
Sertifisør gjennomfører årlig oppfølgingsrevisjon med virksomheten og avtaler tidspunkt for andre årlig oppfølgingsrevisjon, som må være gjennomført for å kunne starte resertifiseringsprosessen.
Sertifisør sender agenda til andre årlig oppfølgingsrevisjon noen dager i forkant av avtalt tidspunkt.
Sertifisør gjennomfører andre årlig oppfølgingsrevisjon med virksomheten og avklarer om virksomheten er klar for å starte resertifiseringsprosess.

Resertifisering

For å opprettholde gyldig sertifikat må virksomheten gjennomføre en resertifisering innen sertifikatets utløp. Når virksomheten er klar for å starte resertifiseringsprosessen, må det opprettes en ny miljøkartlegging hos Miljøfyrtårn. Dette må skje før utløpsdato for gjeldende sertifikat.
Når miljøkartleggingen leveres starter prosessen for tildeling av sertifisør.
Virksomheten mottar en epost fra Certnor som må besvares før det kan tildeles sertifisør.
Eposten inneholder en lenke til et skjema, der virksomheten må akseptere «Vilkår for å være sertifisert» og priser, og velger ønsket tidspunkt for sertifiseringsmøte. Tidligste realistiske tidspunkt for gjennomføring av sertifiseringsmøtet er minimum 10 dager fra miljøkartleggingen leveres.
Lenken er gyldig i 72 timer og det er viktig at det benyttes juridisk korrekt organisasjonsnummer ved innsending av skjemaet.
Når skjemaet er sendt tilbake, kan Certnor tildele oppdraget til aktuell sertifisør basert på lokalisering, kvalifikasjoner og bransje/type oppdrag.
Virksomheten mottar en bekreftelse (eller forslag om nytt) tidspunkt for sertifiseringsmøtet fra sertifisør.
Når sertifiseringsmøtet er gjennomført, eventuelle avvik er lukket og miljøkartleggingen er godkjent av sertifisør, vil Certnor kontrollere og utstede sertifikat for en ny tre-årig sertifiseringsperiode.
Les mer om resertifisering på Miljøfyrtårn sin nettside.

Avlysning eller utsettelse av avtalt sertifiseringsmøte

Dersom virksomheten må utsette avtalt sertifiseringsmøte, må det snarest meldes fra til sertifisør for å avtale nytt tidspunkt. Ved utsettelse mindre enn én uke før avtalt møtedato, vil det bli fakturert for avsatt tid til møtet og kostnader for «ikke refunderbar» reise i henhold til priser publisert på certnor.no.

Hvis virksomheten avbryter/kansellerer sertifiseringen etter at sertifiseringstjeneste er bestilt og registrert hos Certnor, vil det bli fakturert et kanselleringsgebyr, samt påløpte kostnader for allerede utført arbeid – hvis sertifiseringsmøtet er gjennomført, anses oppdraget som fullført og det vil bli fakturert for en komplett sertifisering, og eventuelle tillegg, reisetid og kjøregodtgjørelse i henhold til priser publisert på certnor.no. Se Vilkår for å være sertifisert.

Kansellering må umiddelbart meldes til Certnor.

Endringer under sertifiseringsprosessen

Hvis det blir endringer i kriteriesettene som virksomheten skal sertifiseres etter, etter at sertifiseringstjenesten er bestilt hos Certnor/miljøkartleggingen er levert og sertifiseringsoppdraget er bekreftet, kan det føre til endring i pris. Se detaljer om priser og bransjekategorier her.

Miljøfyrtårnsertifikatet er lokasjonsbasert. Virksomheten er ansvarlig for å melde fra til sertifisør ved eventuell flytting og fusjon/fisjon ved årlig oppfølgingsrevisjon. Det vil så bli vurdert eventuelle behov for å gjennomføre tiltak på lokasjonsspesifikke kriterier.

Kontakt Certnor dersom det er behov for endringer i sertifiseringens omfang.

Sertifisering

Oppdraget utføres uten garanti for godkjennelse. Godkjennelse og utstedelse av sertifikat skjer først etter at virksomheten har fremvist at de oppfyller sertifiseringskriteriene, sertifisør har godkjent miljøkartleggingen og Certnor har gjennomført sertifikatkontroll.

Miljøfyrtårnsertifisering varer i tre (3) år fra og med sertifikatet utstedes. I tilfelle manglende betaling, manglende gjennomføring av de obligatoriske årlige oppfølgingsrevisjonene eller mislighold i henhold til «Vilkår for å være sertifisert», forbeholder Certnor seg retten til å inndra sertifikatet.

Kontakt oss

Har du spørsmål i forkant, under eller etter sertifisering, kontakt oss gjerne!

Lykke til!:)